ホームページの引き継ぎ!管理業者の変更をお考えの方へ

ホームページ制作

こんにちは、山梨にあるホームページ制作、ディープラスの遠藤です。

ホームページを制作会社に管理依頼していただいている方で、下記のお悩みはありませんか?

  • 現在の制作会社との関係が良くないので管理会社を変更したい
  • ホームページ管理会社との連絡が取れなくて困っている
  • 業者がどんな保守作業しているのかよく分からないので不安
  • ホームページを担当していたスタッフが辞めてしまった
  • ホームページを放置されてしまって更新が全くできていない
  • 担当者が体調を崩してしまい、保守管理を継続することが難しくなった

ディープラスにもこのようなご相談をいただくことがあります。

この前もサイトに関するご相談がありまして、ホームページの引き継ぎ管理をさせていただきました。

これまでご相談いただく中でホームページ制作会社とお客様との間でうまく連携や共有ができてないと、このようなトラブルが多いような気がします。

そこで、実際に起きたトラブルをご紹介します。引き継ぎ管理で多く寄せられる質問も別記事でまとめていますので、そちらもご覧ください。

この記事は私が書きました

ディープラスを運営している代表の遠藤です。
これまで美容院・カーショップ・飲食店・不動産・保育園・病院など多岐にわたってあらゆるサイト制作をしてきました。
自社サイトも複数運営しているので豊富なノウハウや、新たな集客方法にも挑戦しています。

そして、専門用語をあまり使わず、お客様目線で対応することを心がけています。
→ディープラスの事業内容

ケース1.管理会社と連絡が取れない

ホームページ引き継ぎで連絡が取れない

「ホームページ管理を制作会社に依頼しているけど、連絡が取れなくて困っている。しかもこちらから連絡が取れないのに会社から1年に1回、ドメインとサーバ代の請求書が送られてくるんです」

このようなご相談がありました。

お客様は、請求書に書かれている電話に連絡しても一切繋がらないため、しかたなく毎年一回の支払いをしているという内容です。

そこで相談内容をもとに調査をしたところ、請求書に記載されている会社の所在地には無く、別住所に移していたことが判明。

 

お客様に説明したところ、制作会社の所在地が移動になっていたとは知らなかったようでした。

その後、お客様と制作会社で連絡再開することができ、円満にサイト管理を引き継ぎすることができました。

ケース2.保守作業の内容がよく分からない

ホームページ引き継ぎで何しているか分からない

お客様から「毎月の保守費用が発生しているけど、何をしているのかよく分からないんだよね」という相談がありました。

業者からの連絡は特になく、毎月請求書が一方的に送られてくるそうです。よく分からない請求書には支払いたくないという気持ち、わかります。

これは、制作会社とお客様で連携がとれていないケースがほとんどで、意外に多いようです。

 

ディープラスでは、セキュリティ強化のために毎月1回の更新作業をさせていただき作業前に事前報告、そして作業後には作業報告書をご案内していますので、どんな保守作業しているのか分からないという不安がありません。

ケース3.担当者が退職していた

ホームページ引き継ぎで退職

窓口となっていた担当者に電話相談してみたところ
実は先月に退職していて、サイトの状況が分からない部分があるんです
このようなケースが実際に起こってます。

これがきっかけとなり、サイト保守のための更新も止まってしまい最終更新が3年前というような事になっているご相談もあるほどです。

 

サイトの更新(特にWordPressを使用)が止まってしまうと、不正ログインやサイト改ざんされるリスクも高くなるため非常に危険な状態。

放置していると、中国系のサイトに変わってしまった!なんてことも考えられるのです。

 

サイトの改ざんや不正ログインは企業やお店の信頼を失います。

このような事態に巻き込まれないようにするため、定期的な保守管理をしている業者かどうかなど確認することや、制作業者と頻繁に連絡が取れる関係になることなどが大切です。

 

ディープラスの特徴

山梨のホームページ制作

ディープラスでは、お客様からのご相談内容に対して、それぞれに合わせたご提案をさせていただいております。

また、「何をしているかわからない」というような問題が起こらないようにお客様との連携を図り、作業内容がお客様にも伝わるようにご案内します。

お客様から変更希望などの依頼に対してもスピーディに進めておりますので
「ホームページの引き継ぎする前の業者に更新依頼をしたら、1週間ほど経過してようやく変更していたが即対応してくれるので助かる」
と大変好評いただいております。

 

私たちの考えは、WEB担当者を店内や社内で雇用しているような丁寧かつスピーディーでいれるよう、身近な存在でいたいと思っています。

もし、今のサイト管理でご不満な点などございましたら、ご相談をお待ちしております。ご相談はお問い合わせフォーム、または電話(090-5878-4193)にて受け付けております。電話の場合には、「ホームページ引き継ぎの件で」と伝えていただければスムーズです。

※電話での受付時間は、平日の9時から17時30分です。打ち合わせ中などで出られない場合は、折り返しご連絡いたします。

安心できるホームページ引き継ぎ管理の内容

私たちのホームページ管理の作業は主に以下の内容を毎月行っており、作業前と後にご案内させていただいております。

  • サイトデータのバックアップ
  • WordPressなどの場合、システムのバージョンアップ・不具合などの有無チェック
  • 不正アクセスの有無確認
  • 作業内容の報告

サイト改ざんが起こってしまうとレイアウト崩れや文字化けが起こってしまう事も考えられます。
サイト改ざんは外部からの不正な攻撃があるため就寝中など、いつ起こるか予測がつきません。

そこで、サイトデータを定期的にバックアップを行うことで、もしサイト改ざんされてしまったとしても復旧することができるので安心です。
※2019年5月現在、保守管理させていただいているサイトで改ざんや不正ログインされた件数はゼロです。

サイト改ざんの原因の一つにWordPressなど、CMSシステムのバージョンが古いことが原因で起こってしまう事もあります。
そんな事態にならないようにするため常に最新へバージョンアップをして、セキュリティ強化につなげています。

解約や他社に移管されたお客様はゼロを継続中

ホームページの引き継ぎ管理を依頼していただいているお客様より
前の業者で毎月保守費用を支払っていたけど、どんな作業していたのか分からなかった
聞くことがございました。

それも1件だけでなく、同様のご相談が数件ございました。

私たちディープラスでは、メンテナンス作業完了後に作業報告書をご案内しており、作業内容を見える化できるようになっています。
これにより、サイトの状況や作業内容がわかるので好評をいただいております。

また、2019年5月現在で対応がご不満という理由でホームページ管理を解約、または他社に移管されたお客様はゼロという実績があり継続中です。

まずは、ご相談していただき現在のお悩みやご不満を私たちにお伝えください。

ディープラスは、山梨でホームページ制作事業をしておりますが静岡県や埼玉県、神奈川県など関東地方や中部地方からのご相談もございます。

ドメインURLは変わりません

ホームページの管理引き継ぎの際に一番心配なのは、ドメインの引き継ぎです。
ドメインが変わってしまうと、これまで外部サイトで紹介していただいたリンクが無効となってしまったり、名刺にURL記載しているので変更しなければいけなかったりとさまざまな労力が発生します。

私たちディープラスでは、ドメインURLの変更を基本的に維持した状態でホームページ管理の対応をしています。

ただし、「基本的には」と伝えた理由として例外があります。

例えば、「業者を変更すると使えないドメインの契約になっている」や「現在の業者と2年契約などのしばり期間がある」という、引き継ぎする前の業者との契約内容によってドメインURLが使えない場合があります。

そういったトラブルを見つけるために、まずは現在と契約している業者との契約書を再確認していただくようお願い致します。

ホームページの引き継ぎ管理で必要なもの

ホームページの引き継ぎで準備していただくものは以下になります。現在のサーバやサイトへのログイン情報が分かれば、私どもで対応いたします。

1.ホームページのコンテンツデータ

ホームページを維持して表示させるためにHTMLや画像などのデータファイル一式が必要となります。
それ以外にホームページを引き継ぎする際の注意点があります。

また、ホームページのデザインや画像の著作権は誰のものになっているのか、確認する必要があります。
著作権があるため移管はできないという制作会社もありますので、ホームページの引き継ぎ管理を行う前に著作権の再確認をおすすめします。

2.ドメイン

ドメインはお客様で管理している場合と制作会社で管理している場合の2つがあります。
お客様で管理している場合には取得時の情報をこちらに案内いただければ、問題なくホームページの引き継ぎ管理を行うことができます。

制作会社でドメイン管理されている場合にはドメイン移行の承諾を行っていただくことで、ディープラスに移行することができます。

3.FTP情報

ホームページの引き継ぎ管理をするためには、サーバに接続する必要があります。
そこで、FTP情報が必要となります。

FTP情報はサーバ契約時に案内されている場合があります。

弊社にご相談ください

ホームページの引き継ぎ管理についてご説明してきましたが、それぞれのサイトで管理状況が異なるため、不明な部分が多々あると思います。
そんなときには、まずはディープラスにご相談ください。
※電話の場合には、「ホームページ引き継ぎの件で」と伝えていただければスムーズです。

ディープラスでは、お客様の不安などを少しでも解決していただけるようにさまざまなサポートをさせていただきます。

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